PPBD-ИП-Использование SAP-почты

Содержание:

1. Общая информация

2. Отправка сообщений (исходящая почта)

3. Просмотр сообщений (входящая почта)

4. Создание списков адресатов

5. Автопереадресация писем

6. Повторное представление SAP-сообщений

Общая информация

В системе SAP ERP имеется встроенная почта, позволяющая выполнять обмен сообщениями, в том числе, пересылать различные файлы (документы), как приложения к текстовому сообщению.

Следует обратить внимание, что выпадающее уведомление о получении почтового сообщения возникает только тогда, когда пользователь выполняет какие-либо действия в системе. Если SAP ERP просто запущен, и никакая деятельность не производится, уведомляющее сообщение на экран выведено не будет. Поэтому пользователям необходимо ежедневно периодически проверять наличие входящей почты.

Списки адресатов. В целях повышения оперативности отправления SAP-сообщения целесообразно создавать группы адресатов. Выбирая при отправке в качестве получателя одну строку с наименованием группы, тем самым обеспечивая отправку сообщения всем участникам группы.

Автопереадресация сообщений. Для повышения оперативности обработки SAP-сообщений имеется возможность настроить автоматическую переадресацию почты от одного пользователя другому. Эту настройку может выполнить пользователь-получатель, указав список получателей для переадресации. Целесообразно, например, использовать руководителям подразделений для переадресации сообщений сотрудникам, или пользователю, уходящему в отпуск для переадресации сообщений другому пользователю, выполняющему его в функции во время отсутствия.

Повторное представление SAP-сообщений. При рассылке SAP-сообщений, оперативное уведомление о получении сообщения получат только те адресаты, которые осуществляют действия в системе. Все адресаты, которые в момент рассылки не работали в системе, уведомления не получат, и смогут узнать о сообщении только при просмотре почтового ящика.

Для обеспечения гарантированной доставки сообщения используйте функцию повторного представления. Таким образом, по установленным параметрам программа ежедневно будет «напоминать» пользователю о сообщении, пока оно не будет прочитано, или пока не закончится срок действия представления.

Отправка сообщений (исходящая почта)

Запустите транзакцию электронной почты SAP нажатием

Для формирования нового сообщения нажмите

На экране «Создание и отправка документа» введите заголовок письма (свободный текст) и текст сообщения.

При необходимости присоединения к сообщению файла (документа в электронном виде) нажмите и выберите необходимый файл.

Ниже в поле «Получатель» добавьте адресата. Для удобства можно воспользоваться любым из двух способов. Первый способ если знаете фамилию получателя.

В поле «Получатель» введите фамилию адресата (получателя). После ввода фамилии нажмите клавишу «Enter» на клавиатуре. Если фамилия введена правильно и пользователь зарегистрирован в SAP, то в поле появятся Имя и Отчество адресата.

Если в системе зарегистрировано несколько пользователей с одинаковой фамилией, то откроется экран «Упр. адресами: список совпадений при поиске контактного лица». Выберите нужного пользователя двойным нажатием левой кнопкой мыши по строке.

В результате адресат будет добавлен в «Получатели».

Второй способ выбора адресата, если не уверены в правописании фамилии получателя.

Установите курсор в поле «Получатель» и вызовите меню поиска нажатием

В открывшемся окне «Выбор» выберите «Внутр. пользователи» и подтвердите выбор нажатием .

В открывшемся окне «Поиск контактного лица в управлении адресами» не вводя никаких данных, нажмите .

В результате откроется экран «Упр. адресами: список совпадений при поиске контактного лица» со всеми зарегистрированными пользователями в SAP. Выберите необходимого пользователя (нескольких пользователей) установив напротив фамилии «птичку» и нажмите

Установите для всех получателей признак экспресс-доставки.

После того как список получателей сформирован, для отправки письма нажмите .

Просмотреть все свои отправленные сообщения можно войдя в транзакцию электронной почты SAP и выбрав «Исходящая почта».

Просмотр сообщений (входящая почта)

Для того чтобы просмотреть все свои входящие сообщения запустите транзакцию электронной почты SAP нажатием

На экране «Бизнес раб. место» выберите «Входящая почта». В окне слева появится перечень всех ваших входящих сообщений. Для того чтобы открыть необходимое сообщение, нажмите по строке левой кнопкой мыши два раза.

Открыв сообщение, вы можете прочесть его полностью, открыть приложенный к сообщению файл, нажав на него левой кнопкой мыши, сохранить этот файл на компьютер, ответить на сообщение.

При выполнении действий в SAP, на экране возможно появление уведомления о получении сообщения. Вы можете прочесть сообщение, нажав , либо закрыть уведомление и прочесть сообщение позже.

Создание списков адресатов

Запустите транзакцию электронной почты SAP нажатием .

Для создания списка адресатов нажмите

На экране «Списки адресатов» укажите «Вид» — Личный список адресатов. В поле «Имя» введите наименование списка адресатов, в поле «Загл.» введите более полное описание группы адресатов. После ввода всех данных нажмите .

На экране «Создание личного списка адресатов» перейдите на вкладку «Содерж. списков адр.». В поля «Получатель» добавьте необходимых получателей (п.п. и данной инструкции). Установите для всех получателей признак экспресс-доставки. После ввода всех данных нажмите для сохранения списка адресатов.

В результате правильно выполненных действий, на экране внизу слева, появится сообщение

И ваш список добавлен в папку «Личные списки адресатов»

Просмотреть / изменить / удалить свои списки адресатов можно на экране «Списки адресатов» открыв выпадающее меню, нажатием правой кнопкой мыши по строке списка адресатов.

Для использования списка адресатов при отправке сообщения, установите курсор в поле «Получатель» и вызовите меню поиска нажатием

В открывшемся окне «Выбор» выберите «Списки адресатов» и подтвердите выбор нажатием .

В открывшемся окне «Критерии выбора списков адресатов» оставьте только признак «Личные списки адресатов» и подтвердите выбор нажатием

В открывшемся окне «Выбор списков адресатов» выделите необходимую группу (либо несколько групп) получателей и подтвердите выбор нажатием .

В результате в «Получатели» будут добавлены выбранные группы адресатов. Устанавливать признак экспресс-доставки не обязательно, он указан к каждому пользователю группы при создании списка адресатов.

При необходимости список адресатов можно развернуть для просмотра нажав , или удалить ненужных получателей выделив строки и нажав

Автопереадресация писем

Запустите транзакцию электронной почты SAP.

На экране «Бизнес раб. место» выберите из меню верхнего уровня пункт «Параметры настройки» —> «Параметры офиса»

В открывшемся окне «Личная настройка офиса» перейдите на вкладку «Автопереадресация» и добавьте абонента (абонентов), которому должна осуществляться переадресация сообщений, нажатием

В открывшемся окне «Автопереадресация» укажите нужного абонента (п.п. и данной инструкции) и сроки действия переадресации. После ввода значений нажмите .

В результате адресат добавлен в список автоматической переадресации. При необходимости удаления адресата из списка, выделите его и нажмите . После формирования всего списка нажмите .

В результате правильно выполненных действий, на экране внизу слева, появится сообщение

Повторное представление SAP-сообщений

После отправки сообщения выберите его среди документов Исходящей почты и нажмите по нему правой кнопкой мыши. В выпадающем меню выберите «Повторное представление»

В открывшемся окне «Создание повт. представления» установите необходимые параметры повторного представления. После ввода всех параметров нажмите .

Подтвердите предупреждающее сообщение нажатием .

В результате правильно выполненных действий, на экране внизу слева, появится сообщение

Добавить комментарий